Acord de prelucrare a datelor GDPR pentru clienți

Protejarea datelor tale cu transparență și conformitate

Versiunea 2.0, în vigoare de la 20 octombrie 2026.

Prezentul Acord de prelucrare a datelor („DPA”) face parte din Termenii și condițiile („Acordul”) încheiate între Pidgin Host S.R.L. („Pidgin Host”) și Client. DPA stabilește modul în care Pidgin Host prelucrează date cu caracter personal în numele Clientului, conform art. 28 din GDPR. Termenii scriși cu majusculă care nu sunt definiți în prezentul DPA au înțelesul stabilit în Acord. Clientul încheie prezentul DPA în nume propriu și, în măsura cerută de Legislația privind Protecția Datelor, în numele și pe seama Afiliaților săi Autorizați.

Clientul acceptă prezentul DPA prin acceptarea Termenilor și condițiilor la crearea contului sau la plasarea unei comenzi. Nu este necesară o semnătură separată. La cererea transmisă la office@pidginhost.com, Pidgin Host trimite Clientului un exemplar al prezentului DPA semnat de Pidgin Host.

Prezentul DPA este publicat în limba română și în limba engleză. Versiunea în limba română este versiunea de referință: dacă cele două versiuni diferă, prevalează versiunea în limba română. Fiecare nouă versiune a prezentului DPA este publicată pe această pagină, împreună cu numărul versiunii și data intrării în vigoare.

Documente conexe: Termenii și condițiile, Politica de confidențialitate și garanția de disponibilitate a rețelei și a alimentării electrice (SLA).

Părțile convin după cum urmează:

1. Definiții

„Datele de cont” înseamnă datele despre Client și utilizatorii săi de care Pidgin Host are nevoie pentru derularea relației cu Clientul: date de identificare și de contact, date de facturare și de plată, comunicările cu echipa de suport, jurnalele de autentificare și de securitate și indicatorii de utilizare a resurselor.

„Afiliat” înseamnă o entitate care, direct sau indirect, Controlează o altă entitate, este Controlată de aceasta sau se află sub Control comun cu aceasta.

„Afiliat Autorizat” înseamnă orice Afiliat al Clientului care are permisiunea de a beneficia sau care beneficiază în alt mod de Servicii în temeiul Acordului.

„Control” înseamnă o participație, un drept de vot sau un interes similar care reprezintă cel puțin cincizeci la sută din totalul intereselor existente la momentul respectiv în entitatea în cauză. Termenul „Controlat” se interpretează în mod corespunzător.

„Operator” înseamnă entitatea care stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a Datelor cu caracter personal.

„Conținutul Clientului” înseamnă datele pe care Clientul sau utilizatorii săi finali le stochează, le prelucrează sau le transmit prin intermediul Serviciilor, cum ar fi discurile, fișierele și bazele de date ale serverelor cloud, volumele, snapshot-urile, bucket-urile S3, clusterele Kubernetes, site-urile web, căsuțele de e-mail și zonele DNS.

„Datele Clientului” înseamnă orice date pe care Pidgin Host și/sau Afiliații săi le prelucrează în numele Clientului în cursul furnizării Serviciilor în temeiul Acordului.

„Legislația privind Protecția Datelor” înseamnă toate legile și reglementările privind protecția datelor și a vieții private aplicabile prelucrării Datelor cu caracter personal în temeiul Acordului, inclusiv Legislația UE privind Protecția Datelor.

„Legislația UE privind Protecția Datelor” înseamnă Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului (Regulamentul general privind protecția datelor, „GDPR”), Directiva 2002/58/CE privind viața privată și comunicațiile electronice, precum și legile naționale care le pun în aplicare sau le completează, inclusiv Legea nr. 190/2018, în fiecare caz astfel cum sunt modificate sau înlocuite.

„Date cu caracter personal” înseamnă orice Date ale Clientului referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă, în măsura în care aceste informații sunt protejate ca date cu caracter personal de Legislația privind Protecția Datelor.

„Prelucrare” are înțelesul atribuit în GDPR, iar termenii „a prelucra”, „prelucrează” și „prelucrat” se interpretează în mod corespunzător.

„Persoană împuternicită” înseamnă entitatea care prelucrează Date cu caracter personal în numele Operatorului.

„Incident de Securitate” înseamnă orice încălcare a securității care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea sau divulgarea neautorizată a Datelor cu caracter personal ori la accesul neautorizat la acestea.

„Servicii” înseamnă orice produs sau serviciu furnizat de Pidgin Host Clientului în temeiul Acordului.

„Sub-procesator” înseamnă orice Persoană împuternicită angajată de Pidgin Host sau de Afiliații săi pentru a sprijini furnizarea Serviciilor în temeiul Acordului sau al prezentului DPA. Sub-procesatorii pot fi terți sau orice Afiliat al Pidgin Host.

2. Domeniul de aplicare și aplicabilitatea prezentului DPA

2.1 Prezentul DPA se aplică atunci când și numai în măsura în care Pidgin Host prelucrează Date cu caracter personal în numele Clientului în cursul furnizării Serviciilor, iar aceste Date cu caracter personal intră sub incidența Legislației privind Protecția Datelor din Uniunea Europeană, din Spațiul Economic European sau din statele membre ale acestora, din Elveția sau din Regatul Unit. Părțile convin să respecte prezentul DPA în legătură cu aceste Date cu caracter personal.

2.2 Rolul părților. În raporturile dintre Pidgin Host și Client, Clientul este Operatorul Datelor cu caracter personal, iar Pidgin Host prelucrează Datele cu caracter personal numai în calitate de Persoană împuternicită, în numele Clientului. Secțiunea 2.6 stabilește datele pe care Pidgin Host le prelucrează în calitate de Operator.

2.3 Obligațiile Clientului. Clientul este de acord că (i) își respectă obligațiile de Operator prevăzute de Legislația privind Protecția Datelor cu privire la prelucrarea Datelor cu caracter personal și la orice instrucțiuni de prelucrare pe care le transmite către Pidgin Host; și (ii) a furnizat informările și a obținut sau va obține toate consimțămintele și drepturile necesare conform Legislației privind Protecția Datelor pentru ca Pidgin Host să prelucreze Datele cu caracter personal și să furnizeze Serviciile în temeiul Acordului și al prezentului DPA.

2.4 Prelucrarea Datelor cu caracter personal de către Pidgin Host. În calitate de Persoană împuternicită, Pidgin Host prelucrează Datele cu caracter personal numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului și numai pentru (i) a presta Serviciile în conformitate cu Acordul; (ii) a efectua orice demersuri necesare executării Acordului; și (iii) a respecta alte instrucțiuni rezonabile ale Clientului, în măsura în care acestea sunt compatibile cu Acordul. Prezentul DPA și Acordul reprezintă instrucțiunile complete și finale ale Clientului; orice prelucrare în afara acestora necesită acordul prealabil scris al Clientului și al Pidgin Host.

Pidgin Host informează imediat Clientul dacă, în opinia sa, o instrucțiune încalcă Legislația privind Protecția Datelor și poate suspenda executarea instrucțiunii respective până când Clientul o confirmă sau o modifică. Pidgin Host prelucrează Datele cu caracter personal în alt mod numai atunci când dreptul Uniunii sau dreptul intern îi impune acest lucru; în acest caz, Pidgin Host informează Clientul cu privire la obligația legală respectivă înainte de prelucrare, cu excepția cazului în care legea interzice o astfel de informare.

2.5 Natura datelor. Pidgin Host gestionează Datele Clientului furnizate de Client. În funcție de modul în care Clientul utilizează Serviciile, Datele Clientului pot conține categorii speciale de date. Datele Clientului pot face obiectul următoarelor activități de prelucrare: (i) stocarea și alte operațiuni de prelucrare necesare pentru furnizarea și menținerea Serviciilor prestate Clientului; (ii) asistența pentru clienți și asistența tehnică acordate Clientului; și (iii) divulgările impuse de lege sau prevăzute în alt mod în Acord.

Pidgin Host nu accesează, nu analizează și nu utilizează Conținutul Clientului în scopuri proprii, inclusiv pentru dezvoltarea sau îmbunătățirea Serviciilor, pentru marketing sau pentru profilare. Personalul Pidgin Host accesează Conținutul Clientului numai atunci când Clientul solicită acest lucru printr-o cerere de suport, atunci când este necesar pentru prevenirea sau remedierea unui Incident de Securitate ori a unei utilizări abuzive a Serviciilor sau atunci când legea o impune.

2.6 Datele Pidgin Host. Pidgin Host prelucrează Datele de cont în calitate de Operator independent, pentru facturare, administrarea contului, asistență tehnică, securitate, respectarea obligațiilor legale, dezvoltarea Serviciilor, precum și pentru vânzări și marketing, conform Politicii de confidențialitate. Datele de cont nu includ niciodată Conținutul Clientului. Dezvoltarea Serviciilor se bazează exclusiv pe Datele de cont, cum ar fi datele agregate privind utilizarea resurselor.

2.7 Detaliile prelucrării. Obiectul prelucrării îl reprezintă găzduirea Conținutului Clientului. Prelucrarea durează pe toată perioada Acordului și se încheie cu ștergerea descrisă în Secțiunea 7. Clientul stabilește tipurile de Date cu caracter personal și categoriile de persoane vizate: acestea sunt datele pe care Clientul le stochează în Servicii, de regulă date despre clienții, angajații și vizitatorii site-urilor Clientului.

3. Sub-procesare

3.1 Sub-procesatori autorizați. Clientul este de acord ca Pidgin Host să angajeze Sub-procesatori care să prelucreze Date cu caracter personal în numele Clientului. Anexa A enumeră Sub-procesatorii și ceilalți destinatari angajați în prezent de Pidgin Host și autorizați de Client.

3.2 Obligațiile Sub-procesatorilor. Pidgin Host (i) încheie cu fiecare Sub-procesator un contract scris care impune condiții de protecție a datelor prin care Sub-procesatorul este obligat să protejeze Datele cu caracter personal la standardul cerut de Legislația privind Protecția Datelor; și (ii) rămâne răspunzător pentru respectarea prezentului DPA și pentru orice acțiuni sau omisiuni ale unui Sub-procesator care determină încălcarea de către Pidgin Host a obligațiilor sale din prezentul DPA.

3.3 Modificări privind Sub-procesatorii. Pidgin Host notifică Clientul în prealabil, cu un termen rezonabil, dacă adaugă sau elimină Sub-procesatori; notificarea prin e-mail este suficientă.

3.4 Obiecții privind Sub-procesatorii. Clientul poate formula în scris o obiecție față de numirea unui nou Sub-procesator, pe motive rezonabile legate de protecția datelor, în termen de cinci (5) zile calendaristice de la primirea notificării prevăzute în Secțiunea 3.3. Obiecția trebuie să prezinte aceste motive. Părțile discută apoi cu bună-credință preocupările ridicate, în vederea unei soluții rezonabile din punct de vedere comercial. Dacă acest lucru nu este posibil, oricare dintre părți poate înceta Serviciile pe care Pidgin Host nu le poate furniza fără noul Sub-procesator.

4. Securitate

4.1 Măsuri de securitate. Pidgin Host implementează și menține măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja Datele cu caracter personal împotriva Incidentelor de Securitate și pentru a le păstra securitatea și confidențialitatea, conform descrierii din Anexa B („Măsuri de Securitate”).

4.2 Confidențialitatea prelucrării. Pidgin Host se asigură că orice persoană pe care o autorizează să prelucreze Date cu caracter personal, inclusiv personalul, agenții și subcontractanții săi, are o obligație adecvată de confidențialitate, contractuală sau legală.

4.3 Răspunsul la Incidentele de Securitate. După ce ia cunoștință de un Incident de Securitate, Pidgin Host notifică Clientul fără întârzieri nejustificate și furnizează în timp util informații despre Incidentul de Securitate, pe măsură ce acestea devin cunoscute sau la cererea rezonabilă a Clientului.

4.4 Actualizări ale măsurilor de securitate. Măsurile de Securitate evoluează odată cu progresul tehnic. Pidgin Host le poate actualiza sau modifica periodic, cu condiția ca actualizările și modificările să nu reducă nivelul general de securitate al Serviciilor achiziționate de Client.

5. Rapoarte de securitate și audituri

5.1 Pidgin Host păstrează evidența standardelor sale de securitate. La cererea scrisă a Clientului, Pidgin Host furnizează, cu titlu confidențial, rezumate ale rapoartelor de audit și alte documente necesare în mod rezonabil pentru verificarea conformității sale cu prezentul DPA, precum și răspunsuri scrise la solicitări rezonabile de informații, inclusiv la chestionare de securitate a informațiilor și de audit.

5.2 Dacă aceste documente nu sunt suficiente pentru a demonstra conformitatea, Pidgin Host permite și contribuie la audituri, inclusiv inspecții, efectuate de Client sau de un auditor mandatat de Client, cu o notificare prealabilă rezonabilă și pe cheltuiala Clientului. Clientul poate exercita drepturile prevăzute în prezenta Secțiune 5 cel mult o dată pe an, cu excepția cazului în care un Incident de Securitate sau o autoritate de protecție a datelor impune altfel.

6. Transferuri internaționale

6.1 Pidgin Host stochează și prelucrează Conținutul Clientului în centrul său de date propriu din Bacu, județul Giurgiu, România.

6.2 Datele Clientului părăsesc Spațiul Economic European numai atunci când Clientul comandă un serviciu care impune acest lucru, cum ar fi înregistrarea unui nume de domeniu prin intermediul unui registrar situat în afara Spațiului Economic European. Anexa A enumeră acești destinatari și locația lor.

Dacă un astfel de transfer include Date cu caracter personal, Pidgin Host respectă cerințele capitolului V din GDPR. Comandarea unui Serviciu nu înlătură aceste cerințe.

7. Returnarea sau ștergerea datelor

7.1 La încetarea unui Serviciu, Pidgin Host șterge Conținutul Clientului aferent Serviciului respectiv, cu excepția cazului în care legea aplicabilă obligă Pidgin Host să îl păstreze. Clientul are responsabilitatea de a exporta datele de care are nevoie înainte de a șterge o resursă sau de a înceta un Serviciu.

7.2 Serverele cloud, volumele, snapshot-urile, bucket-urile S3 și clusterele Kubernetes sunt șterse atunci când Clientul le șterge sau la încetarea Serviciului. Pidgin Host nu păstrează nicio copie de siguranță a conținutului acestora, astfel încât conținutul șters nu poate fi recuperat.

7.3 Atunci când un Serviciu include copii de siguranță gestionate de Pidgin Host, acestea sunt șterse la sfârșitul ciclului lor de păstrare și, până atunci, sunt izolate de orice altă prelucrare.

7.4 Pidgin Host păstrează Datele de cont necesare pentru îndeplinirea obligațiilor sale legale, cum ar fi facturile și documentele contabile, pe durata impusă de legislația română.

8. Cooperare

8.1 În măsura în care Clientul nu poate accesa singur Datele cu caracter personal relevante din cadrul Serviciilor, Pidgin Host, pe cheltuiala Clientului și ținând seama de natura prelucrării, oferă o cooperare rezonabilă, prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, pentru a sprijini Clientul în soluționarea cererilor primite de la persoane fizice sau de la autoritățile de protecție a datelor cu privire la prelucrarea Datelor cu caracter personal în temeiul Acordului. Dacă o astfel de cerere este adresată direct Pidgin Host, Pidgin Host nu răspunde fără autorizarea prealabilă a Clientului, cu excepția cazului în care legea îl obligă. Dacă Pidgin Host este obligat să răspundă, notifică de îndată Clientul și îi transmite o copie a cererii, cu excepția cazului în care legea interzice acest lucru.

8.2 În măsura în care Legislația privind Protecția Datelor o impune, Pidgin Host furnizează, pe cheltuiala Clientului, informațiile solicitate în mod rezonabil despre prelucrarea Datelor cu caracter personal în temeiul Acordului, astfel încât Clientul să poată efectua evaluări ale impactului asupra protecției datelor sau consultări prealabile cu autoritățile de protecție a datelor.

9. Diverse

9.1 Cu excepția modificărilor aduse prin prezentul DPA, Acordul rămâne neschimbat și în deplină vigoare. În cazul unui conflict între prezentul DPA și Acord, prezentul DPA prevalează în limitele conflictului respectiv.

9.2 Prezentul DPA face parte integrantă din Acord, astfel încât referirile la „Acord” din cuprinsul Acordului includ prezentul DPA.

9.3 În niciun caz, nicio parte nu își limitează răspunderea cu privire la drepturile de protecție a datelor ale oricărei persoane, în temeiul prezentului DPA sau în alt mod.

9.4 Prezentul DPA este guvernat și interpretat în conformitate cu prevederile Acordului privind legea aplicabilă și jurisdicția, cu excepția cazului în care Legislația privind Protecția Datelor impune altfel.

Anexa A - Sub-procesatori și alți destinatari

Pidgin Host furnizează Serviciile pe echipamente proprii, în centrul său de date propriu din Bacu, județul Giurgiu, România. Niciun terț nu găzduiește Conținutul Clientului aferent serverelor cloud, volumelor, snapshot-urilor, bucket-urilor S3, clusterelor Kubernetes, conturilor de găzduire web, căsuțelor de e-mail sau zonelor DNS.

A.1 Destinatari pentru servicii specifice

Acești destinatari primesc Datele Clientului numai atunci când Clientul comandă serviciul respectiv.

Destinatar	Locație	Scop	Date
RoTLD (ICI București)	România	Înregistrarea numelor de domeniu .ro	Datele de contact ale titularului
Namecheap	Statele Unite ale Americii	Înregistrarea altor nume de domeniu; certificate SSL, împreună cu autoritatea de certificare emitentă	Datele de contact ale titularului și ale contactului administrativ; cererile de semnare a certificatelor (CSR)
NameSilo	Statele Unite ale Americii	Înregistrarea altor nume de domeniu	Datele de contact ale titularului
Dynadot	Statele Unite ale Americii	Înregistrarea altor nume de domeniu	Datele de contact ale titularului

Pentru numele de domeniu, registrul fiecărui domeniu de nivel superior primește, de asemenea, datele de contact ale titularului, conform politicii sale de înregistrare.

A.2 Destinatari ai Datelor de cont

Pidgin Host utilizează acești furnizori în calitate de Operator al Datelor de cont (Secțiunea 2.6). Aceștia nu primesc Conținutul Clientului.

Destinatar	Locație	Scop	Date
Amazon Web Services EMEA SARL	Frankfurt, Germania	Transmiterea e-mailurilor aferente contului, cum ar fi notificările și facturile	Adresa de e-mail și conținutul mesajului
BAPP	România	Contabilitate și transmiterea facturilor în e-Factura	Datele de facturare și facturile
ANAF	România	e-Factura, conform legislației române	Facturi
Stripe Payments Europe, Limited	Irlanda	Card salvat pentru reîncărcarea automată a contului	Adresa de e-mail și datele de plată
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.	Luxemburg	Plăți PayPal	Detalii plată
EuPlatesc (Europayment Services S.R.L.)	România	Plăți cu cardul	Numele, datele de contact și datele de plată
LibraPay (Libra Internet Bank S.A.)	România	Plăți cu cardul	Numele, datele de contact și datele de plată
Google Ireland Limited	Irlanda	Autentificare cu Google, reCAPTCHA în formulare, măsurarea campaniilor publicitare, cu consimțământ	Numele și adresa de e-mail pentru autentificare; adresa IP și datele browserului
GitHub, Inc.	Statele Unite ale Americii	Autentificare cu GitHub	Numele și adresa de e-mail

Anexa B - Măsuri de securitate

B.1 Securitate fizică

Pidgin Host deține și operează centrul său de date din Bacu, județul Giurgiu, România.
Accesul în centrul de date este controlat biometric, iar vizitatorii sunt însoțiți.
Supravegherea video și monitorizarea alarmelor funcționează 24/7.
Alimentarea electrică este susținută de generatoare în configurație N+1, iar conectivitatea este asigurată prin mai mulți operatori.

B.2 Izolarea resurselor clienților

Fiecare server cloud este o mașină virtuală KVM cu propriul kernel, izolată de serverele celorlalți clienți.
Interfețele de rețea publice folosesc filtrarea adreselor IP sursă pentru a preveni falsificarea adreselor.
Clientul controlează un firewall pentru fiecare interfață de rețea publică, din panou sau prin API.
Rețelele private sunt separate între ele și de rețelele celorlalți clienți.
Traficul SMTP de ieșire de pe serverele cloud este blocat implicit.
Accesul la un bucket S3 necesită cheile de acces ale acestuia, cu excepția conținutului pe care Clientul îl face public.

B.3 Securitatea contului de client

Autentificare în doi pași cu o aplicație de autentificare (TOTP) sau cu passkey-uri, cu coduri de rezervă de unică folosință stocate sub formă de hash.
Parolele conturilor sunt stocate sub formă de hash cu salt (PBKDF2-SHA256).
Autentificările eșuate repetate blochează încercările ulterioare pentru o perioadă de așteptare.
În conturile cu mai mulți utilizatori, fiecare utilizator are un rol: administrator, facturare sau doar citire.
Tokenurile API au drepturi de doar citire sau de citire și scriere. Tokenurile de acces OAuth expiră după o oră, iar tokenurile de reîmprospătare se schimbă la fiecare utilizare.

B.4 Criptare

Site-ul web, panoul de control și API-ul sunt servite prin HTTPS, cu HSTS.
Platforma transmite e-mailurile aferente contului către furnizorul său de e-mail prin TLS.
Parolele stocate ale serverelor cloud, cheile secrete S3 și credențialele de acces Kubernetes sunt criptate cu o cheie păstrată în afara bazei de date.
Discurile serverelor cloud, volumele, snapshot-urile și bucket-urile S3 nu sunt criptate în repaus de Pidgin Host. Clientul poate cripta datele în interiorul serverelor sale.

B.5 Accesul personalului și jurnalizare

Accesul personalului la conturile clienților este limitat la administratorii autorizați și este înregistrat în jurnale.
Activitatea privind contul, resursele, serviciile și autentificările este înregistrată în jurnale păstrate 365 de zile.
Pidgin Host operează propriul sistem de monitorizare a erorilor, iar credențialele sunt eliminate din rapoartele de eroare înainte de stocare.

B.6 Disponibilitate și ștergere

Volumele de tip Stocare rapidă sunt replicate pe mai multe noduri de stocare. Stocarea ultra rapidă este locală pe un singur nod de server.
Pidgin Host nu realizează copii de siguranță ale Conținutului Clientului aferent serviciilor cloud. Snapshot-urile, pe care Clientul le creează la cerere, sunt stocate pe aceeași infrastructură de stocare.
Resursele sunt șterse atunci când Clientul le șterge sau la încetarea Serviciului, conform Secțiunii 7.